Secrétaire administratif

Secrétaire administrative

– Poste stable à Tanger ou Marrakech

-Possibilité télétravail selon critère spécifique

Description du poste

Nous recherchons une secrétaire administrative expérimentée, rigoureuse et parfaitement à l’aise dans l’écosystème Microsoft 365, pour accompagner la gestion de plusieurs sociétés opérantes entre le Canada, la France et le Maroc.

Le poste s’adresse à une personne organisée, fiable et stable, souhaitant s’inscrire dans la durée au sein d’un environnement professionnel, structuré et exigeant.

Le travail s’effectue principalement à nos bureaux de Tanger ou Marrakech.

Le télétravail pourra être envisagé uniquement si la candidate dispose de conditions de travail adaptées et vérifiables à domicile.

La secrétaire sera placée sous l’autorité directe de la responsable du secteur administratif, et travaillera en étroite collaboration avec la direction générale et les autres assistantes du groupe.

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Missions principales

           •         Gestion directe de l’agenda et des rendez-vous du directeur : planification, coordination, préparation des réunions et suivi des actions.

           •         Suivi administratif multi-sociétés : traitement, classement et organisation des documents pour plusieurs entités juridiques.

           •         Gestion de plusieurs boîtes e-mail professionnelles (Outlook) : réception, tri, priorisation, rédaction et suivi des correspondances pour les différentes sociétés.

           •         Organisation et suivi des réunions internes et externes, via Microsoft Teams, avec rédaction et diffusion des comptes rendus.

           •         Saisie et suivi comptable :

           •         Préparation et transmission des pièces comptables (factures, justificatifs, notes de frais) sur le logiciel comptable interne.

           •         Communication directe avec les cabinets comptables, suivi des écritures et relances.

           •         Mise à jour de tableaux de bord et rapports de suivi administratif et financier (Excel / SharePoint).

           •         Coordination avec les autres assistantes pour garantir la cohérence des dossiers entre les sociétés.

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Profil recherché

           •         Expérience confirmée en assistance de direction ou gestion administrative multi-sociétés (minimum 3 ans).

           •         Maîtrise complète de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive, SharePoint) — niveau 2 minimum selon les standards Microsoft.

           •         Bonne connaissance de logiciels comptables (Pennylane, QuickBooks, Sage ou équivalent).

           •         Excellente organisation, grande rigueur et sens des priorités.

           •         Capacité à gérer plusieurs boîtes e-mail et flux d’informations simultanément.

           •         Discrétion absolue, autonomie et sens du service.

           •         Très bonne communication écrite et orale en français.

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Exigences supplémentaires

Ce poste requiert une grande autonomie, une excellente rigueur organisationnelle et une maîtrise opérationnelle avancée de Microsoft 365.

Il s’agit d’un poste de responsabilité, non formateur, destiné à une personne immédiatement fonctionnelle.

La gestion simultanée de plusieurs sociétés et de plusieurs boîtes e-mail professionnelles fait partie intégrante du poste.

Une vérification des références professionnelles sera effectuée avant toute embauche.

Seules les candidatures démontrant une expérience concrète en gestion administrative et comptable seront retenues.

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Processus de sélection

Le processus de recrutement se déroulera en trois étapes :

           1.        Premier entretien Teams – Présélection avec la responsable du secteur administratif.

           2.        Deuxième entretien Teams – Entretien de validation avec le directeur du poste.

           3.        Entretien final en présentiel – Rencontre dans nos bureaux de Tanger ou Marrakech, incluant un court test pratique (organisation d’agenda et gestion d’un courriel Outlook).

Une réponse définitive sera transmise dans un délai maximum de 7 jours après l’entretien final.

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Conditions et avantages

           •         Contrat à durée indéterminée (CDI) basé à Tanger ou Marrakech.

           •         Salaire de départ : 7 000 MAD nets par mois, révisable après 6 mois selon la performance et l’autonomie.

           •         Poste stable et évolutif, avec possibilité d’évolution à moyen terme.

           •         Possibilité de rejoindre le groupe à l’international après 2 ans (France ou Canada) si souhaité.

           •         Formation complète aux procédures internes et aux outils comptables utilisés.

           •         Environnement de travail professionnel, collaboratif et stimulant.