APPEL A CANDIDATURE

APPEL A CANDIDATURE

L’instance dirigeante de l’association Relais Prison Société souhaite dans le cadre du programme DIALOGUE pour l’amélioration de la gestion financière et administrative, mettre en place des procédures claires et efficaces pour assurer la transparence, la conformité et l’optimisation des ressources ainsi que la formation des membres et du personnel sur l’application de ces procédures pour garantir leur mise en oeuvre effective et leur pérennité.

A cet effet, elle lance un appel d’offre de service pour être accompagnée par un intervenant externe dont la mission comprend deux volets ;

• L’élaboration et la mise en place des procédures financières et administratives adaptées aux besoins de l’organisation en conformité avec la législation en vigueur ;

• L’organisation et l’animation d’ateliers de formation pour ses membres et le personnel sur l’application de ces procédures.

Pour ce faire, l’intervenant devra procéder à :

1 - La réalisation d’un diagnostic qui recouvre :

▪ L’analyse des processus financiers et administratifs existants,

▪ L’identification des points forts, des faiblesses et les risques y associés,

▪ La proposition des améliorations pour l’optimisation des procédures.

2- La rédaction des manuels de procédures financières et administratives incluant :

▪ La gestion des budgets,

▪ Les processus d’approbation des dépenses,

▪ La gestion des achats,

▪ Le contrôle interne et la gestion des risques,

▪ La gestion des ressources humaines et administratives.

3- La mise en place des procédures en veillant à :

▪ Assurer leur validation par le bureau exécutif,

▪ Leur mise en oeuvre en collaboration avec les équipes concernées,

▪ Fournir un accompagnement technique et pédagogique pendant la phase de transition (présentations, guides, exercices pratiques).

4- L’organisation des ateliers de formation :

La Conception d’un programme de formation par l’intervenant doit être adapté aux besoins du personnel avec des supports pédagogiques (présentations, guides, exercices pratiques) incluant :

▪ L’animation des ateliers de formation pour les membres et les équipes opérationnelles.

▪ L’évaluation de l’acquisition des compétences et l’élaboration des recommandations pour un suivi post-formation.

La durée de la mission est estimée à 3 mois, répartie comme suit :

• 6 semaines pour le diagnostic et élaboration des procédures ;

• 2 semaines pour la mise en mise des procédures ;

• 6 semaines pour l’organisation des ateliers de formation.

Un comité de suivi sera mis en place pour valider les différentes étapes de la mission et auquel l’intervenant devra soumettre régulièrement des rapports d’étape.

La qualité des livrables et l’atteinte des objectifs seront évaluées à la fin de la mission après réception des livrables de l’intervenant dont :

▪ Un rapport de diagnostic des processus existants.

▪ Des manuels de procédures financières et administratives.

▪ Un programme détaillé des ateliers de formation.

▪ Des supports de formation (présentations, guides, etc. …)

▪ Un rapport final incluant les résultats des formations et des recommandations pour la pérennisation des procédures.

Par ailleurs, quant aux conditions requises relatives au profil et aux ressources humaines de l’intervenant, celui-ci doit pouvoir justifier :

▪ D’une expérience avérée dans l’élaboration et la mise en oeuvre de procédures financières et administratives.

▪ Des compétences en formation et animation d’ateliers.

▪ D’excellentes capacités rédactionnelles et pédagogiques.

▪ D’une connaissance des normes et réglementations en vigueur notamment avec une expérience dans le milieu associatif.

L’offre pour cette mission inclut les honoraires de l’intervenant, les frais de déplacement et les coûts liés à la préparation des supports de formation.

Veuillez soumettre votre candidature à l’adresse email suivante: [email protected], et ceci avant le 18 Avril 2025.