Responsable des Marchés Publics

Domaine de résultat 1 : Comme Expert

Veiller continuellement à l’optimisation des procédures et outils utilisés afin de permettre une gestion efficace des contrats

Assurer le développement des mécanismes et outils de gestion propres aux besoins des programmes/interventions permettant d’améliorer l’efficacité, l’efficience et la gestion des risques en la matière

Développer des banques de données (fournisseurs, entrepreneurs, prestataires de services, etc.) et en assurer la fonctionnalité

Développer et suivre les contrats-cadres dans tous les domaines pertinents pour les programmes de la Coopération belge

Développer de nouveaux instruments et canevas, les rendre intégrables et les adapter aux besoins

Analyser et formuler des propositions d’amélioration de la transparence organisationnelle et de la gestion des contrats (proposer et développer des outils adéquats)

Domaine de résultat 2 : Gestionnaire contractualisation

Assurer la gestion administrative relative à son domaine d’expertise afin de mener à bien les contrats (marchés publics et autres types de contrats, sauf dans le domaine des RH) des programmes.

Assurer le suivi et l’encadrement de A à Z des contrats des programmes/interventions

Assurer ou appuyer la rédaction du volet juridico-administratif des contrats

Assurer le suivi des dossiers auprès des instances compétentes

Assurer le traitement, le suivi, l’évaluation et le rapportage lié aux contrats

Assurer ou appuyer l’élaboration des planifications, entre autres le plan de passation des marchés publics, pour le programme

Assurer la publication nécessaire dans les canaux de publication applicables (site web Enabel, journaux officiels)

Centraliser tous les documents et informations de manière exhaustive et structurée dans un dossier

Domaine de résultat 3 : Responsable du monitoring/contrôle/rapportage

Veiller au respect par les programmes/interventions des dispositions prévues en matière de planification, de monitoring et de rapportage sur les différents types de contrats afin d’en assurer le déroulement en bonne et due forme.

Gérer les registres des contrats

Veiller au respect par les programmes/interventions des dispositions prévues en matière de planification et de rapportage sur les marchés publics, et analyser les documents soumis par ceux-ci

Assurer la fonctionnalité du processus de monitoring périodique sur le portefeuille global des dossiers importants/critiques ainsi que l’analyse et le rapportage à destination du Program Manager et/ou du Country Director

Réaliser des plans d’action et suivre leur mise en œuvre

Assurer le suivi des questions soulevées par les audits de projets et ceux de la Cour des comptes, ainsi que de la mise en œuvre des recommandations/actions en découlant

Assurer un monitoring sur l’évolution du cadre légal, réglementaire, procédural en matière des différents types de contrats

Domaine de résultat 4 : Formateur

Veiller au développement continuel des capacités de l’équipe au sein des programmes/interventions afin d’assurer une gestion optimale des processus de contractualisation basée sur des connaissances actualisées, identifier les thèmes devait faire l’objet d’un recyclage ou d’une formation et élaborer les modules/supports y afférents

Développer le programme, les modules et supports de formation pour la formation initiale des équipes en matière de gestion des marchés publics

Donner les formations initiales et continues

Organiser et encadrer les formations qui seraient données par des tiers

Développer une banque de données des connaissances, de manière à ce que toutes les informations pertinentes soient à la disposition des collègues et tenir ces informations à jour.

Domaine de résultat 5 : People Manager

Gérer l’équipe dont il/elle est le responsable hiérarchique afin de disposer de personnel qualifié et motivé

Garantir le respect des règles et procédures définies par le siège

Fixer les objectifs et les priorités des collaborateurs

Contribuer au recrutement des collaborateurs

Motiver, encadrer, suivre et évaluer les collaborateurs

Créer un climat de confiance et de responsabilisation

Développer les compétences des collaborateurs et coacher les nouveaux venus

Mise en place du set-up adéquat et orienté service/clients pour permettre l’atteinte des objectifs au des niveau pays.

Favoriser l’ambiance interne et gérer les conflits au sein de l’unité

Domaine de résultat 6 : Expert/ Conseiller

Utiliser et accroître son expertise en matière de contractualisation afin de pouvoir conseiller les programmes/interventions de façon adéquate.

Faire des recommandations pour les rapports de suivi et la préparation des documents de portefeuilles

Accompagner le Programme Manager/Directeur Pays et/ou les programmes/interventions lors de réunions et rencontres sur la problématique des différents types de contrats 

Étudier le cadre réglementaire et autres documents ayant trait aux marchés publics et autres types de contrats

Effectuer des analyses sur les différents types de contrat, fournir des conseils sur la bonne gestion des contrats et rédiger des documents d’information à destination des équipes des programmes/interventions

Capitaliser les bonnes pratiques et en assurer la bonne diffusion

Assurer le suivi et le traitement des litiges

Domaine de résultat 7 : Organisateur

Coordonner le centre de service contrat, organiser au mieux le set-up et la mutualisation des ressources humaines et financières disponibles, optimaliser le système de contrôle interne du pays afin de proposer un niveau de service excellent aux interventions, à la représentation tout en maintenant l’efficience et l’efficacité du contrôle interne

Mettre en place une organisation adéquate en termes de rôles et de responsabilités au niveau du centre de services contrat

Effectuer une veille permanente sur la maturité du contrôle interne au sein du pays (le cas échéant)

Implémenter au sein du pays tout changement de nature à améliorer la maturité du contrôle interne et la qualité du service rendu

Participer aux groupes de travail au niveau terrain ou siège en fonction de ces domaines d’expertise pour l’amélioration des processus

Ensemble avec le Programme Manager/Directeur Pays et en respectant le cadre de gestion et les règles de l’organisation, adapter la structure organisationnelle, optimiser les processus, améliorer les systèmes et renforcer les compétences du staff (le cas échéant)

PROFIL REQUIS :

Master BAC+5 en sciences juridiques, sciences économiques ou autres 

Min. 5 ans d’expérience professionnelle en gestion des marchés publics et/ou subsides

Expérience pertinente dans le domaine de la gestion des contrats dans un contexte international

Expérience dans la gestion des systèmes et outils en matière de contrats (marchés publics, subsides, …) ou en gestion administrative

Expérience en tant que Manager d'équipe est un atout

Connaissances requises et/ou souhaitées :

Très bonne connaissance de la législation belge et/ou européenne concernant les marchés publics

Très bonne connaissance des subsides

Maitrise des outils et applications informatiques courants

Parfaite maîtrise de l’arabe et du français, maîtrise de l’anglais (atout)

Lors de la sélection, une attention particulière sera accordée aux aspects suivants de sa personnalité :