Assistante / Office Manager

Description du poste

Dans le cadre de son développement, notre entreprise industrielle, spécialisée dans la transformation de produits métallurgiques, recherche une Assistante polyvalente pour accompagner le Directeur Général dans la gestion quotidienne de l’entreprise, ainsi que dans la gestion des achats à l’importation.

Ce poste stratégique requiert un haut niveau de rigueur, de discrétion et d’organisation.

Missions principales

1. Assistance au Directeur Général

Gérer l’agenda, organiser les réunions, déplacements et rendez-vous du DG

Préparer les dossiers stratégiques, les comptes rendus et les présentations

Suivre les décisions et assurer les relances internes

Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes

Filtrer les appels, traiter les courriers et les e-mails sensibles

2. Achats à l’Importation

Rechercher, qualifier et entretenir les relations avec les fournisseurs étrangers

Préparer et suivre les commandes import : demande de devis, négociation, émission des bons de commande

Suivre les délais de livraison, les documents douaniers et la logistique internationale

Coordonner avec le transitaire, le service comptable et la logistique interne

Assurer la conformité réglementaire des importations (certificats, déclarations, autorisations)

3. Support administratif

Assurer la gestion documentaire (archivage, contrats, documents RH ou légaux)

Contribuer au bon fonctionnement des bureaux : fournitures, services généraux, prestataires

Gérer les dossiers confidentiels avec professionnalisme

Profil recherché

Formation : Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction, commerce international, gestion ou équivalent

Expérience : Minimum 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement industriel

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Bon niveau en français et anglais (oral et écrit)

Connaissance des procédures d’achat international et des incoterms

La maîtrise de logiciels ERP est un atout

Qualités requises :

Organisation, rigueur, réactivité

Discrétion, loyauté, esprit d’initiative

Excellente communication et sens du service