Assistante Administrative et Programmes

* Objectif du poste :

Assurer la gestion administrative et opérationnelle du programme Ausbildung, garantir une communication fluide entre les différentes parties prenantes, et accompagner les candidats, les enseignants de langue et les partenaires tout au long du processus.

QUALIFICATIONS

Formation / Langues :

• Diplôme en administration, gestion, éducation ou domaine similaire

• Maîtrise du français et de l’arabe requise

• Une première expérience dans un poste administratif ou dans le domaine de l'éducation est souhaitée

• Expérience dans le service client ou la coordination de projets est un plus

COMPÉTENCES

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, gestion des emails)

• Gestion administrative

• Rédaction professionnelle et respect des normes rédactionnelles

• Techniques d’accueil et de réception

• Prise de notes efficace

• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, visioconférences, réseaux sociaux d’entreprise…)

QUALITÉS PERSONNEL

• Intelligence relationnelle, agilité et capacité d’adaptation :

pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s’adapter aux différents environnements.

• Sens de la communication :

pour s’assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l’organisation.

• Organisation, gestion des priorités et anticipation :

pour pouvoir mener à bien ses missions d’assistanat classiques et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses.

MISSIONS

• Accueillir et orienter la clientèle.

• Gérer les appels téléphoniques, les messages WhatsApp et Instagram.

• Mettre à jour la base de données des candidats.

• Réceptionner et traiter les dossiers des candidats au programme Ausbildung.

• Répondre aux offres dans le respect des procédures et des délais.

• Préparer et organiser les réunions internes ou avec les partenaires.

• Organiser le planning des responsables et collaborateurs.

• Assurer la transmission des informations en interne et en externe.

• Suivre le service de traduction des documents des candidats.

• Suivre le service de création de CV et lettres de motivation.

• Suivre les tests de langue avec les candidats et le professeur d’allemand.

• Suivre la signature des documents et contrats entre les candidats et les employeurs.

• Représenter l’école et ses services sur les réseaux sociaux.

• Classer et archiver les documents et dossiers administratifs.

• Gérer un ou plusieurs agendas complexes et changeants.